Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de aanbieder van deze website, bereikbaar via:

• E-mail: [email protected]
• Website: eerlijkontslag.nl

Er is geen Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld; dit is voor deze dienst niet wettelijk verplicht. Voor alle privacy-gerelateerde vragen kunt u het bovenstaande e-mailadres gebruiken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van de Dienst verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

2.1 Door u verstrekt

• Inhoud van uw VSO-document (geüpload bestand). Dit kan onder meer bevatten: uw naam, adres, geboortedatum, functie, dienstverband, beëindigingsgrond, financiële gegevens (vergoedingen, salaris) en eventueel uw BSN of gegevens over uw gezondheid (bijzondere persoonsgegevens, art. 9 AVG).
• Contactgegevens die u zelf opgeeft (bijvoorbeeld uw e-mailadres) wanneer u contact opneemt of een uitslag wenst te ontvangen.
• Vrije tekst die u toevoegt aan de toelichting of aan een eventueel adviesverzoek.

2.2 Automatisch verzameld

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, taalinstelling, datum/tijd van het bezoek.
• Loggegevens over uw gebruik van de Dienst (bijvoorbeeld een uniek sessie-ID, foutmeldingen).
• Analytics-gegevens: zie hoofdstuk 9 (Cookies en analytics).

2.3 Bijzondere persoonsgegevens en BSN

Wij vragen u niet actief om bijzondere persoonsgegevens of uw BSN te verstrekken. Omdat een VSO deze gegevens echter kan bevatten, hanteren wij in onze verwerkingsketen een geautomatiseerd PII-filter dat dergelijke gegevens uit de te analyseren tekst verwijdert of maskeert voordat deze aan onze AI-checker (zie hoofdstuk 4) wordt aangeboden. Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens en het BSN uitsluitend voor zover dit strikt noodzakelijk is om u de Dienst te leveren en, ten aanzien van bijzondere persoonsgegevens, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG).

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag?

4. Hoe werkt de verwerkingsketen?

Om de werking van de Dienst transparant te maken, beschrijven wij hieronder welke stappen uw gegevens doorlopen:

1. Upload via versleutelde verbinding. Het uploaden van uw document gebeurt over een met TLS/SSL beveiligde verbinding (HTTPS).
2. Opslag bij Cloudflare. Uw bestand wordt opgeslagen bij onze infrastructuurleverancier Cloudflare. De bewaartermijn bij Cloudflare bedraagt maximaal 90 dagen (zie hoofdstuk 7).
3. OCR via Mistral AI met Zero Data Retention. Het document wordt voor tekstherkenning (OCR) door Mistral AI verwerkt. Met Mistral AI is contractueel een Zero Data Retention (ZDR)-regime overeengekomen, wat betekent dat Mistral AI uw gegevens niet opslaat na verwerking en niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
4. PII-filter. De uit het document gehaalde tekst wordt vervolgens door een geautomatiseerd filter geleid dat direct identificeerbare en bijzondere persoonsgegevens (zoals naam, BSN, gezondheidsgegevens) verwijdert of maskeert, zodat deze gegevens niet onnodig aan onze AI-checker worden aangeboden.
5. VSO-check via een gespecialiseerd AI-model. De gefilterde tekst wordt geanalyseerd door een generatief AI-model van een gespecialiseerde aanbieder, gevestigd in de Verenigde Staten. Wij gebruiken dit model uitsluitend voor het beoordelen van uw VSO; op grond van de zakelijke voorwaarden waaronder wij deze dienst afnemen, worden uw gegevens niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
6. Terugkoppeling aan u. Het resultaat van de check wordt aan u getoond via de website.
7. Optioneel: doorverwijzing naar een jurist. Indien wij u op basis van de check een jurist aanraden en u kiest ervoor om van die doorverwijzing gebruik te maken, sturen wij – uitsluitend met uw toestemming – de gegevens door die de jurist nodig heeft om uw zaak te kunnen behandelen.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende partijen, en uitsluitend voor zover noodzakelijk:

5.1 Verwerkers (sub-verwerkers)

Met onderstaande partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten in de zin van artikel 28 AVG. Zij verwerken uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies.

5.2 Onafhankelijke ontvangers

• Door u gekozen jurist of advocaat. Wanneer u kiest voor doorverwijzing naar een jurist, fungeert die jurist als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw zaak. De jurist is vervolgens zelf verantwoordelijk voor de verwerking en zal u doorgaans een eigen privacyverklaring verstrekken.
• Bevoegde autoriteiten, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel).

6. Doorgifte naar landen buiten de EER

Een deel van onze verwerkers (waaronder Cloudflare en de aanbieder van het door ons gebruikte AI-model) is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) hanteren wij passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V AVG, in het bijzonder:

• de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s);
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen (zoals versleuteling tijdens transport en, waar mogelijk, in rust);
• voor zover van toepassing: het EU-VS Data Privacy Framework (DPF).

U kunt een kopie van de gehanteerde waarborgen opvragen via het in hoofdstuk 1 vermelde e-mailadres.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of zoals wettelijk verplicht. Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Geüploade documenten en daaruit voortvloeiende tekst (Cloudflare-opslag): maximaal 90 dagen na upload, waarna deze automatisch worden verwijderd.
• OCR-verwerking bij Mistral AI: geen retentie (Zero Data Retention).
• Verwerking door de AI-checker: conform de zakelijke voorwaarden waaronder wij deze dienst afnemen; gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining en worden door de aanbieder alleen kortstondig bewaard voor zover noodzakelijk voor het leveren van de dienst en voor misbruikdetectie.
• Resultaten van de VSO-check op uw eigen accountweergave / sessie: ten hoogste de duur van uw sessie en gelijktijdig met het onderliggende document (max. 90 dagen).
• E-mailcorrespondentie: maximaal 24 maanden, tenzij langere bewaring nodig is.
• Loggegevens en beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.
• Analytics-gegevens: maximaal 14 maanden in onze zelfgehoste OpenPanel-installatie.
• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bijv. administratieve verplichtingen): zo lang als de wettelijke bewaartermijn voorschrijft.

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking, ongeautoriseerde toegang en andere risico’s, zoals vereist door artikel 32 AVG. Deze maatregelen omvatten in elk geval:

• versleuteling van gegevens tijdens transport via TLS/SSL (HTTPS);
• versleuteling in rust van opgeslagen bestanden bij onze infrastructuurleverancier;
• strikte toegangscontrole op basis van het “need-to-know”-principe;
• geautomatiseerd PII-filter dat direct identificeerbare gegevens uit de AI-pijplijn weert;
• contractuele waarborgen met sub-verwerkers, waaronder Zero Data Retention bij Mistral AI;
• logging en monitoring ten behoeve van misbruik- en incidentdetectie;
• periodieke evaluatie en, waar nodig, bijstelling van onze beveiligingsmaatregelen.

9. Cookies en analytics

9.1 Functionele cookies

Wij plaatsen strikt noodzakelijke (functionele) cookies om de website te laten functioneren, bijvoorbeeld om uw sessie te onthouden en om de website veilig te houden. Voor deze cookies is op grond van artikel 11.7a lid 3 sub b van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.

9.2 Analytics via zelfgehoste OpenPanel

Wij gebruiken een zelfgehoste OpenPanel-installatie om privacy-vriendelijk inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Wij gebruiken geen Google Analytics. OpenPanel is zo ingericht dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is:

• analytics-gegevens worden verwerkt in onze eigen OpenPanel-omgeving;
• wij meten paginaweergaven en interacties alleen om de website en de Dienst te verbeteren;
• gegevens worden niet gedeeld met Google of advertentieplatforms;
• er worden geen statistieken aan derden ter beschikking gesteld op basis waarvan u herleidbaar zou kunnen zijn.

Wij beroepen ons voor deze cookies op ons gerechtvaardigd belang bij het meten van het websitegebruik (art. 6 lid 1 sub f AVG) en op de uitzondering voor analytische cookies met geringe impact op de privacy zoals door de Autoriteit Consumenten en Markt en de Autoriteit Persoonsgegevens uitgelegd. Indien deze cookies in uw situatie wél toestemmingsplichtig zijn, vragen wij uw toestemming via de cookiebanner; u kunt deze toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen.

9.3 Geen marketing- of advertentiecookies

Wij plaatsen geen tracking-, marketing- of advertentiecookies en gebruiken geen pixels van sociale media.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De Dienst maakt gebruik van een generatief AI-model om uw VSO te beoordelen. Deze beoordeling is bedoeld als informatieve indicatie en niet als juridisch advies. De uitkomst van de check leidt niet zelfstandig tot een besluit met rechtsgevolgen voor u; ú beslist zelf of u op basis van de uitkomst actie onderneemt en/of een jurist inschakelt. Er is dan ook geen sprake van uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Indien u meer wilt weten over de werking van het AI-model of de logica achter de beoordeling, kunt u op het in hoofdstuk 1 vermelde e-mailadres contact met ons opnemen.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing / vergetelheid (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG).
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
• Recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG).
• Recht om toestemming in te trekken, voor verwerkingen die op uw toestemming zijn gebaseerd. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
• Recht om niet onderworpen te worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG), voor zover van toepassing.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar [email protected]. Wij kunnen u vragen om u te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij geen gegevens van een verkeerde persoon delen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek, met de mogelijkheid van verlenging met twee maanden bij complexe of veelvuldige verzoeken (art. 12 lid 3 AVG).

12. Klachtrecht

Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected], dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
• autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Bent u verplicht gegevens te verstrekken?

U bent niet wettelijk verplicht gegevens aan ons te verstrekken. Het uploaden van uw VSO en eventuele aanvullende informatie is echter noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van de Dienst. Zonder die gegevens kunnen wij de Dienst niet leveren.

14. Datalekken

Mochten wij ondanks onze maatregelen geconfronteerd worden met een datalek, dan handelen wij conform de meldplicht datalekken (art. 33 en 34 AVG). Indien een lek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden meebrengt, informeren wij u zo spoedig mogelijk.

15. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Wij adviseren u deze pagina periodiek te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u, waar mogelijk, actief informeren.

16. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken in verband met deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via [email protected].